header pattern

Fondjegyzék

Levéltári egységek

A levéltári anyag alapvető, legfontosabb egysége a fond, mely egyben a tagolás legszilárdabb pillére. Az egységes eredetű (azaz provenienciájú), egy iratképző szervtől, pl. hivataltól származó iratok szerves (azaz regisztratúra jellegű) fondot alkotnak.

A vegyes eredetű, gyűjtemény jellegű iratokat szervetlen, azaz gyűjteményes fondokba soroljuk. Az alapvető levéltári egységet, a fondot a továbbiakban intézményes vagy tárgyi (azaz pertinenciális) tagolás alapján állagokra, az állagokat pedig rendszerint az iratok formai jellemzői alapján sorozatokra bontjuk. A sorozatokon belül tételeket, ügyiratokat különböztethetünk meg.

A levéltárak alapvető segédlete a fondok és állagok jegyzéke.

A fond szó jelentése

A fond szó a levéltári terminológia talán legalapvetőbb szakkifejezése, az őrzött iratok rendszerezésének alapegysége. Egy fondot alkot valamely iratképző szerv (pl. egy iskola, hivatal, vagy gazdálkodó szerv) által keletkeztetett összes irat. Az egy fondba tartozó iratokat, a még jobb tájékoztatás érdekében - amennyiben lehetséges - ún. állagokra tagoljuk tovább. Példának okáért egy községi tanács iratai, azaz fondja esetében a jegyzőkönyvek, iktatott szakigazgatási iratok, pénzügyi iratok, költségvetések, adónyilvántartások stb. fizikailag is elkülönített állagokat alkothatnak. Ritkább esetben az állagok is tovább bonthatók a fenti logika alapján ún. sorozatokra.

A levéltári anyag rendszerezése, a fondjegyzék tartalma

Az áttekinthetőség és kereshetőség érdekében a fondokat (pl. Alibánfai Községi Tanács iratai) fondcsoportokba, (pl. Községi tanácsok) ezeket pedig fondfőcsoportokba (pl. Tanácsok) soroljuk. A fondfőcsoportokat római számokkal jelöljük (pl. XXIII. Tanácsok), azon belül az egyes fondokat arab számokkal látjuk el, a fondcsoportonként meghatározott számkeretek szerint.

A római és az arab szám együttese alkotja a fond törzsszámát. (Pl. XXIII. 701. Alibánfai Községi Tanács iratai.) Amennyiben a fondon belül vannak állagok, azokat kisbetűvel jelöljük. (Pl. XXIII. 701a. Alibánfai Községi Tanács iratai - Tanácsülési jegyzőkönyvek.)

Az így rendszerezett, levéltárban őrzött iratokat, úgynevezett fondjegyzékben tartjuk nyilván. A iratnyilvántartásban, azaz fondjegyzékben tematikai és időrendi alapon, azon belül a fentebb ismertetett hierarchikus rendben csoportosulnak a fondok.

Történelmi, azon belül is főként közigazgatás-történeti okokból előfordul, hogy egy tematika (pl. a jogszolgáltatás területi szervei vagy az államigazgatás területi szervei) kétszer is szerepel a fondfőcsoportok között (VII. és XXV. illetve VI. és XXIV.), mivel 1945 után a magyar közigazgatás jelentős mértékben átalakult, amit a nyilvántartás is visszatükröz.

A fondjegyzékben a fond alapadatait találjuk, vagyis a törzsszámát, nevét, évkörét és mennyiségét, utóbbit ún. iratfolyóméterben (ifm) kifejezve.

Forrás: ZML és Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár